إرشادات الإنترنت

أصبحت الاتصالات الإلكترونية أكثر شعبية في هذه الأيام من المكالمات الهاتفية ، والبريد "الحلزون" ، وحتى في بعض الحالات ، الاجتماعات المباشرة. في أي بيئة مهنية بما في ذلك المكتب الطبي ، من المهم النظر في عدة أمور عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى زملاء العمل ، والمرضى ، والأطباء ، والمستشفيات ، والباعة أو غيرهم من المهنيين.

يقضي الناس جزءًا كبيرًا من يومهم في فتح وقراءة رسائل البريد الإلكتروني.

لا ينبغي أن تضيع وقتا ثمينا على رسائل البريد الإلكتروني غير فعالة وغير مهمة. يجب التعبير عن نفس الاحترافية التي تستخدمها على الهاتف أو المراسلات البريدية أو وجهاً لوجه في بريد إلكتروني. تذكر دائما أن البريد الإلكتروني هو شكل من أشكال الاتصال والطريقة التي يفسر بها المتلقي الرسالة هو الشيء الوحيد الذي يهم.

قبل إنشاء وإرسال بريد إلكتروني ، اسأل نفسك عدة أسئلة.

• هل البريد الإلكتروني هو أفضل شكل من أشكال التواصل للحصول على المعلومات التي أرسلها؟
• هل هو محترف؟
• هل يتوافق مع قانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة (HIPAA)؟
• هل تمثلني بدقة والمكتب الطبي؟

آداب البريد الإلكتروني المادة # 1

افكر في محتوى رسالتك قبل الضغط على " إرسال" . تأكد من أن البريد الإلكتروني هو شكل الاتصال المناسب لرسالتك بدلاً من مكالمة هاتفية أو اجتماع. ضع في اعتبارك أن المحتوى يجب أن يعكس صورة ومستوى الاحتراف المتوقع من مكتبك الطبي.

لا ترسل أو ترسل أو ترد أي رسالة إلكترونية تحتوي على فاحشة أو مسيئة أو افترائية أو تشهيرية أو عنصرية أو جنسية. يمكن أن تكون العقوبات قاسية عليك وعلى المكتب الطبي.

آداب البريد الإلكتروني المادة # 2

استخدم قواعد اللغة الصحيحة وعلامات الترقيم والتهجئة. مرة أخرى ، رسالتك هي انعكاس لمكتبك الطبي.

تأكد أيضًا من إبقاء الرسالة مختصرة واستخدام التخطيط المناسب لرسالتك مما يسهل قراءتها. تدقيق البريد الإلكتروني الخاص بك قبل أن تصل إلى إرسال .

لا تستخدم ALL CAPS لأن هذا يعتبر صراخًا أو صراخًا في عالم الإنترنت. استخدم الخط العريض أو المائل للتأكيد على كلمة أو عبارة. كذلك ، تجنب استخدام الخطوط الفارغة أو الغريبة للغاية لأن هذا يجعل بريدك الإلكتروني أكثر صعوبة في القراءة.

آداب البريد الإلكتروني المادة # 3

تأكد من إرسال الرسالة الإلكترونية إلى المستلم / المستلمين المناسبين. يجب مشاركة المعلومات في المكتب الطبي ، خاصة المتعلقة بمعلومات المريض ، على أساس الحاجة إلى المعرفة فقط. أيضًا ، ضع في اعتبارك أن الأشخاص قد يعتبرون معلومات غير ذات صلة بهم "بريدًا غير هام".

لا تناقش المعلومات الشخصية والسرية أو أرفق ملفات المريض في بريد إلكتروني. استخدم أرقام حسابات المرضى أو أرقام السجلات الطبية لتقديم المشورة لشخص ما لمراجعة الحساب. يجب أن تلاحظ المعلومات الخاصة بك هناك.

آداب البريد الإلكتروني المادة # 4

هل الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهنية في غضون 24 ساعة عندما يكون ذلك ممكنا. إذا لم يعط ذلك وقتًا كافيًا ، فعلى الأقل عليك الرد على أنك تلقيت البريد الإلكتروني وستعود إليه في أقرب وقت ممكن.

لا ترد على الرسائل غير المرغوب فيها أو تطلب الاشتراك / إلغاء الاشتراك.

سيؤدي هذا إلى توليد المزيد من الرسائل غير المرغوب فيها التي ستغرق البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري.

آداب البريد الإلكتروني المادة # 5

لا تبقي العواطف من رسائل البريد الإلكتروني. كن مهذبا ومحترفا. اعرف من يمكنك أن تكون غير رسمي بعد مرور وقت كافٍ لبناء هذا النوع من العلاقة.

لا تقل أي شيء في بريد إلكتروني قد تندم عليه لاحقًا. كن حذرًا عند إرسال أو الرد على رسالة إلكترونية في حالة غضب. لا تقم أبدًا بإبداء تعليقات شخصية عن شخص آخر ، وإبداء تعليقات قد تسيء إلى شخص ما أو تقول أي شيء لا تقوله شخصيًا.

آداب البريد الإلكتروني المادة # 6

ابق على الفكاهة ، والنكات ، والسخرية إلى الحد الأدنى. غالبًا ما تُفقد النوايا في الترجمة في رسائل البريد الإلكتروني وقد لا يحصل الأشخاص دائمًا على النكتة.

فكر في الأمر من منظور المستلم.

لا ترسل أو ترسل أو ترد على الرسائل المتسلسلة. إنه سلوك غير محترف وبعض الناس ينظرون إليه كبريد غير هام. تذكر أن أي محتوى ترسله يجب أن يعكس صورة ومستوى الاحتراف المتوقع من مكتبك الطبي.