كيف تكون واضحة وموجزة
مع التخطيط والرعاية ، يمكن لمدير المكتب الطبي زيادة الكفاءة والفعالية من خلال تقنيات وممارسات الاتصال الناجحة. الاتصالات هي واحدة من أهم الأدوات في أي علاقة ، سواء كانت شخصية أو مهنية. في المكتب الطبي ، تعد الاتصالات الواضحة بين الموظفين ضرورية لضمان جودة رعاية المرضى.
التواصل هو 2-الطريق
لكي يتم إكمال التواصل ، يجب أن تكون هناك أفكار أو معلومات يمكن مشاركتها ، أو شخص ما لتقديم المعلومات أو الفكرة ، أو شخص سيتلقى المعلومات.
الاتصالات هي الأفضل عندما تكون متبادلة ، مما يعني أن الأفكار والمعلومات يتم تقاسمها بين الشعبين ، مع كل العطاء والأخذ من التبادل. عندما يكون الاتصال من جانب واحد ، فإن احتمال سوء الفهم أو سوء الفهم مرتفع ، وهذا يؤدي إلى عدم الوفاء بالتوقعات والنتائج السيئة.
في العلاقة ، في أغلب الأحيان نعود ونعتذر عن أي سوء فهم ونحاول مرة أخرى. ولكن في المكتب الطبي ، يمكن أن يكون سوء التواصل مكلفًا من الناحية المادية والمالية. تظهر الدراسات بين القادة الأكثر فعالية أن التواصل هو أهم مهارة يمكن أن يمتلكها المدير أو القائد.
التواصل الفعال في إعداد المكتب الطبي
للتواصل على نحو أكثر فعالية واضحة وموجزة المعلومات أمر بالغ الأهمية.
سواء كان ذلك في اتصال خطي ، أو من خلال بريد إلكتروني للمكتب ، أو تفاعل واحد على واحد ، أو في إطار مجموعة ، فمن المهم التمسك بالموضوع في متناول اليد وعدم الإفلات من هذه النقطة. سيساعد استخدام المنهجين الخمسة للصحافة "W" و "H" في الحفاظ على التركيز على القضية:
- من: من الذي يحتاج إلى مشاركة المعلومات؟ من الذي سوف تؤثر هذه المعلومات؟ من سيكون أو سيكون مسؤولا؟
- ماذا: ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها؟ ما النتيجة المرجوة؟ ما هي الموارد اللازمة لإكمال العملية أو المشروع؟ ما هي الظروف التي تؤثر بشكل مباشر على هذه المسألة؟
- لماذا: لماذا هذا مهم؟ لماذا يشمل الشخص الذي يتلقى هذه المعلومات؟
- أين: أين سيعقد الحدث أو الاجتماع أو العمل؟ أين المواد أو البيانات اللازمة لإكمال المشروع؟
- متى: متى يكون الاجتماع؟ متى سيكون الموعد النهائى؟ متى يتم تلقي التعليقات أو التقدم المطلوب؟
- كيف: كيف يقاس النجاح؟ كيف سيتم تقييم الأداء؟ كيف سيتم التأكد؟
كن واضحا وموجزا - القضاء على الثرثرة والزغب
هذه مجرد بعض الأسئلة التي يمكن معالجتها للحفاظ على المعلومات واضحة وموجزة. هناك قاعدة أخرى جيدة عند التعامل مع الآخرين هي: "قل ما تعنيه ، وتعني ما تقوله".
عندما يعلم الآخرون أنك تقدم معلومات وملاحظات مفيدة ، فمن المرجح أن يستمعوا باهتمام وأن يعتبروا تبادلك باحترام. فالمدير الذي يثرثر ، أو يمارس الدردشات بشكل متواصل حول أمور غير تجارية ، أو يبتعد عن الموضوع خلال الاجتماعات سيكون أقل فعالية لأن موظفيهم سيبدأون في ضبط "زغب". على الرغم من أهمية وجود علاقة عمل مع زملائك في العمل وموظفيك ، إلا أنه من المهم بنفس القدر الحصول على وعي مهني.
إعطاء ملاحظات - الاستماع النشط
التعليقات هي جزء مهم آخر من التواصل الفعال. إن الاستماع إلى التعليقات سيساعد جميع الأطراف في الفهم. تقنية تسمى "الإصغاء الفعال" هي أداة مفيدة لضمان اكتمال الفهم. في هذه التقنية ، سيعيد المستمع صياغة المعلومات التي يسمعونها بكلماتهم الخاصة. إذا كانت هذه المعلومات صحيحة ، فستكتمل عملية التبادل ، إذا لم يتمكن مرسل المعلومات من تصحيح أي سوء فهم في هذا الوقت. يستغرق هذا التبادل وقتًا أطول قليلاً وهو أداة فعالة لإنشاء المساءلة لأن كل من يشارك في البورصة يدرك أن التوقعات كانت واضحة ومفهومة.
فوائد الاتصال الواضح في المكتب الطبي
يوفر التواصل الواضح والفعال الوقت والمال والتفاقم. عندما تفهم جميع الأطراف ما هو مطلوب ، ومتوقع ، ومقبول ، فإن التقدم أكثر تأكيدًا. عندما تفهم جميع الأطراف سبب ضرورة وجود شيء ما ، يشعرون بالاحترام. عندما يتم تبادل الأفكار والتعليقات ، تعتبر جميع الأطراف مشمولة ومهمة في العملية. هذه المشاعر من الإدماج والأهمية حاسمة لمعنويات المكتب والنجاح الشامل لهذه الممارسة.