منع واكتشاف سوء سلوك الموظف في مكتبك الطبي
تعرف الضوابط الداخلية بأنها عملية مصممة لتثبيط الاحتيال ، وحماية موارد الشركة ، وضمان الامتثال للقوانين واللوائح. لا تكون الضوابط الداخلية فعالة إلا إذا تم تحديدها من خلال الاحتياجات المحددة للمكتب الطبي وتنفيذها ومراقبتها وقياسها للتأكد من أنها تعمل كما هو مخطط لها.
يجب أن يتخذ المكتب الطبي منهجًا استباقيًا لمنع واكتشاف سوء سلوك الموظفين عن طريق وضع سياسة معمول بها فيما يتعلق بالضوابط الداخلية. تلعب الوقاية والكشف دوراً هاماً للغاية في أي عملية رقابة داخلية عن طريق تقليل مستوى معين من المخاطر.
1 -
ممارسات التوظيفيعد توظيف أفضل موظفي المكتب الطبي طريقة فعالة لتقوية عملية الرقابة الداخلية. إن الاستعانة بموظفي مؤهلين وموثوقين وموثوقين من قبل المرشحين الذين يقومون بإعداد التقارير بشكل دقيق هو مجرد فكرة تجارية جيدة. تعد عمليات التحقق من الخلفية والفحوص المرجعية من الطرق السهلة للتخلص من أي تفاح سيء وردع بعض الأشخاص عن التقدم للحصول على الوظيفة.
على الرغم من أنه لا يُسمح لأرباب العمل السابقين بتقديم أي معلومات بخلاف وضع العمل والأهلية لإعادة التوظيف ، يمكنك أن تطلب من مقدمي الطلبات تقديم معلومات الاتصال بالمشرفين السابقين أو زملاء العمل للحصول على معلومات أكثر تفصيلاً. كما توفر الشيكات الخلفية بما في ذلك الشيكات الائتمانية تفاصيل حول السجل الشخصي لمقدم الطلب.
أكثر من
2 -
فصل المهماتيؤدي الفصل بين الواجبات إلى منع موظف واحد من تحمل مسؤولية معاملات متعددة تنطوي على التعامل مع الشؤون المالية. عندما يكون على الموظف التعامل مع المال ، يجب أن يكون هناك شخص واحد يصرح بمعاملات معينة ، وشخص آخر مسؤول عن المعالجة ، وشخص آخر للتوفيق وحفظ السجلات. وهذا يضمن عدم قيام أي شخص بأداء أي مهمة لا يتم اكتشافها أو مراجعتها من قبل شخص آخر.
إن فصل الرسوم يجعل من الصعب فقدان أي مبلغ من المال ، سواء كان على مستوى المكتب الأمامي أو المستوى الإداري للمكتب الطبي. عندما يعلم الموظفون أن كل عملية يتم تتبعها ومراقبتها ، فإنها تشجع على الدقة والصدق في أداء المهام.
3 -
كابل بياناتيجب أن يكون لكل معاملة مالية مسارًا ورقية. الوثائق ليست مجرد ممارسة لكتابة أو توثيق الإجراءات ، ولكن أيضًا الاحتفاظ بنسخ من جميع السجلات المالية مثل الفواتير وحوالات الدفع. يجب أن يكون الموظفون على علم بعدم إجراء أي معاملة على أساس طلب شفهي مطلقًا.
تتضمن الوثائق الصالحة استمارات المكاتب الطبية الرسمية ، أو الأوراق البريدية ، أو الفواتير ، ويجب أن يتم تفويضها بالتوقيع ، عند الضرورة. يجب أن تحتوي الشيكات دائمًا على فاتورة ، كما هو الحال في عمليات رد الأموال أو التحويلات المالية أو إعلانات الدفع. يجب أن يتم قبول النقد فقط ، ولا يتم تسليمه إلا في حالة إعادة تغيير المريض. يجب أيضًا توثيق تسوية صندوق النقد في بداية ونهاية كل نوبة.
4 -
الضمانات الفيزيائية والإلكترونيةيمكن أن يساعد استخدام الخزنات وأنظمة الإنذار والكاميرات والأقفال المكتب الطبي في حماية البيانات والمخزون والأصول والمال.
1. إبقاء جميع صناديق النقد ، الشيكات ، وكتب الاستلام في خزانة آمنة مع وصول محدود من قبل موظفي المكتب الطبي. يجب تغيير المجموعات بانتظام.
2. أن يكون لديك أنظمة إنذار في مكان ما بعد ساعات وأيام غير عملية.
3. يمكن وضع الكاميرات في كل مدخل ومخرج ومكتب الاستقبال وتهدف إلى الخزنة.
4. إبقاء الأبواب إلى غرفة العرض و / أو خزانة الصيدلية مغلقة في جميع الأوقات والسماح فقط الوصول إلى مناطق معينة حسب الحاجة.
تشمل الضمانات الإلكترونية استخدام كلمات المرور وتقييد الوصول إلى الموظفين المصرح لهم فقط.
5 -
عمليات المراقبةأي عملية مراقبة داخلية لن تكون كاملة دون وسيلة لمراقبة العمليات. تتضمن مراقبة الضوابط الداخلية مراجعة العمليات اليومية للتأكد من أن العمليات تعمل بشكل صحيح.
1. التسوية النقدية
2. الحساب أو الرسم البياني التدقيق
3. التحقق من خلال مقارنة التقارير
4. الشيكات الجرد العادية
من الضروري مراقبة جميع العمليات عن كثب ، ولكن يجب أولاً وقبل كل شيء على مدير المكتب الطبي :
1. وضع القواعد والأهداف
2. التواصل معهم لجميع الموظفين
3. تقديم ملاحظات على أساس منتظم