T مكتب الاستقبال في مكتب طبي يمكن أن يكون مكانًا مزدحمًا جدًا. موظفو مكتب الاستقبال ضروريون لعمليات التشغيل السلس للمكتب الطبي. يتكون موظفو مكتب الاستقبال عادة من موظفي الاستقبال و / أو المساعدين الطبيين ، وبناءً على حجم المكتب الطبي ، يمكن أن يكون شخص واحد على حد سواء. الواجبات السريرية جانبا ، ومكتب الاستقبال مسؤول عن خمسة واجبات إدارية:
- تحية المرضى
- الرد على الهاتف وإدارته
- جدولة المواعيد
- التواصل بين المكاتب
- المراسلات الخارجية
1 -
تحية المرضىلا يتعلق الأمر بتحية المرضى فقط بما تقوله ، بل يتعلق أيضًا بكيفية تفاعلك مع المرضى. مكتب الاستقبال مسؤول عن جعل المرضى يشعرون بالترحيب.
يعد مكتب الاستقبال هو أول انطباع يستقبله المريض عند الاتصال أو زيارة الممارسة الطبية. من المهم أن يقدم مكتب الاستقبال خدمة عملاء استثنائية وأن يكون تمثيلاً إيجابياً للممارسة الطبية.
فيما يلي طرق أخرى لتحية المرضى:
- يمكنك الرد على الهاتف مع الحفاظ على أسلوب مهذب ومتسق باستخدام آداب التحدث عبر الهاتف
- يحافظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة
- تسجيل المرضى الجدد وتحديث المعلومات السكانية للمرضى الحالية عن طريق جمع معلومات مفصلة المريض المريض بما في ذلك المعلومات الشخصية والمالية
- يسهل تدفق المرضى عن طريق إخطار مقدم وصول المرضى ، وعلم بالتأخيرات ، والتواصل مع المرضى والموظفين السريريين
- يستجيب للمرضى والمرضى المحتملين ، واستفسارات الزوار بطريقة مهذبة
2 -
يدير الهاتففي حين أن الرد على الهاتف بطريقة مهذبة ومتسقة هو جزء من التحية للمرضى ، فإنه ليس من الواجبات الوحيدة للمسؤوليات الهاتفية في مكتب الاستقبال. يتحمل مكتب الاستقبال مسؤولية تلقي جميع المكالمات الواردة وكذلك إجراء المكالمات الصادرة عند الحاجة.
- المكالمات الواردة: تتألف المكالمات الواردة من مكالمات المرضى ، والمسوقين عبر الهاتف ، وممثلي الأدوية ، وأطباء آخرين ، وغير ذلك. يجب على مكتب الاستقبال استخدام آداب الاتصال الهاتفية المناسبة عند إدارة الهواتف باستخدام مهارات الاتصال هذه: أن تكون مستمعًا نشطًا ، وأن يكون لديك سلوكيات هاتفية جيدة ، ومكالمات شاشة ، واستخدام اللباقة ، وطرح الأسئلة ، والحفاظ على السرية.
- المكالمات الصادرة: في بعض الأحيان قد يضطر مكتب الاستقبال إلى إجراء مكالمات صادرة لمناقشة موعد المريض ، أو إجراء مواعيد خارجية أو إحالات ، أو طلب مستلزمات. كممثل للمكتب الطبي ، من المهم استخدام آداب التحدث عبر الهاتف.
3 -
جدولة المواعيدالجدولة الفعالة ضرورية لتجربة المريض الممتازة وتدفق المريض على نحو سلس. تستخدم معظم المكاتب الطبية برامج جدولة تجعل جدولة المواعيد بسيطة وسهلة. ومع ذلك ، يجب أن يكون مكتب الاستقبال قادراً على ملء الإلغاءات أو عدم الحضور وأن يصبح فعالاً في إيصال التغييرات في الجدول الزمني إلى المرضى والأطباء.
4 -
التواصل بين المكاتبيشبه مكتب الاستقبال في المكتب الطبي مركز الاتصالات. معظم الاتصالات بين المكاتب تمر عبر مكتب الاستقبال خاصة عندما يتعلق الأمر بأي مهام إدارية تتعلق بالمريض.
للتواصل على نحو أكثر فعالية واضحة وموجزة المعلومات أمر بالغ الأهمية. سواء كان ذلك في مذكرة ، أو اتصال كتابي ، أو من خلال البريد الإلكتروني للمكتب الداخلي ، أو تفاعل واحد على واحد ، أو في إطار مجموعة ، فمن المهم التمسك بالموضوع في متناول اليد وليس الابتعاد عن النقطة.
بعض المهارات الأساسية اللازمة للاتصال الفعال بين المكاتب تشمل:
- آداب الهاتف
- خدمة الزبائن
- برامج word و excel الأساسية
- إدارة الوقت
- مهارات التنظيم
5 -
التواصل الخارجيينطوي الاتصال الخارجي على التواصل المحتمل مع البائعين ، وممارسات الطبيب الأخرى ، وشركات التأمين ، والشركات الأخرى. قد يتطلب ذلك إجراء مكالمات هاتفية صادرة وكتابة خطابات احترافية وإرسال رسائل الفاكس والبريد.
معرفة الإجراءات المكتبية عادة ما يتم الحصول عليها من شهادة أو درجة المنتسبين في برنامج الأعمال بما في ذلك العمليات والإجراءات الإدارية ، ومعالجة المطالبات ، وإعداد المخططات المريض ، ومهارات الكمبيوتر الأساسية. مهارات الإدارة الأساسية والقدرة على تشغيل المعدات المكتبية بشكل كاف مهمان لنجاح المكتب الأمامي.