عادة ما يكون موظفو المنضدة الأماميين هم أول اتصال يتعامل به المريض مع مكتبك. انهم ليسوا مجرد الرد على الهاتف أو تحية المرضى. كما أنهم مسؤولون عن تحديد المواعيد والحصول على المعلومات الديموغرافية للمرضى. انهم بحاجة الى ان يكونوا قادرين على مواكبة السرعة في مكتب طبي وكذلك الاهتمام بالتفاصيل. هنا 8 مسؤوليات من موظفي مكتب الاستقبال.
1 -
ترحب وتحيى ...يرحب شخص في مكتب الاستقبال ويحيي جميع المرضى والزوار ، شخصيًا أو عبر الهاتف. كما يعلم الجميع ، الانطباعات الأولى هي الانطباعات الدائمة. غالباً ما تكون مرات الظهور الأولى التي يتلقاها عملاؤك عن ممارستك الطبية من موظفي مكتبك مما يجعلها ذات أهمية حاسمة لنجاح مؤسستك. إن توفير رعاية عالية الجودة وخدمة عملاء ممتازة سيحول دون فقد إيرادات المكتب الطبي بسبب مستوى عالٍ من رضا المرضى.
2 -
يجيب على الهاتف ...مع الحفاظ على أسلوب هاتف مهذب ومتسق باستخدام آداب التحدث عبر الهاتف. وجود أخلاق جيدة للهاتف هي مهمة بسيطة. أن يكون لديك سلوك جيد للهاتف يعني ببساطة أن تكون محترفًا وأن تعامل الآخرين بالطريقة التي تريد أن تعامل بها إذا كنت المتصل. من المهم أن يقدم موظفو المكتب الطبي الخاص بك باستمرار طريقة هاتفية مهذبة ومتسقة. عندما يقوم المريض بالاتصال ، فإن الطريقة التي يتعامل بها موظفو مكتب الاستقبال مع المكالمة الهاتفية تحدد كيفية فهم المنشأة.
3 -
يحافظ على منطقة الاستقبال ...نظيفة ومنظمة. الحفاظ على نظافة مكتبك الطبي ليس فقط حول الطريقة التي يبدو عليها. يعد المكتب الطبي النظيف ضروريًا للحفاظ على الموظفين والمرضى آمنين وصحيين. الحفاظ على المكتب الطبي خالٍ من الجراثيم هو أكثر من مجرد ما هو موجود على السطح. يتعلق الأمر بوجود بيئة صحية ومعقمة للوقاية من الأمراض المعدية.
4 -
تسجيل المرضى الجدد ...وتحديث المعلومات السكانية للمرضى الحالية عن طريق جمع معلومات مفصلة للمرضى بما في ذلك المعلومات الشخصية والمالية. تنشأ دورة حساب المريض مع الإدخال الأولي للمعلومات الديموغرافية للمرضى والتي تشمل المعلومات السكانية للمرضى ومعلومات التأمين. معلومات غير صالحة يمكن أن تؤخر الدفع.
5 -
يسهل تدفق المرضى ...عن طريق إخطار مقدم وصول المرضى ، أن يكون على بينة من التأخير ، والتواصل مع المرضى والموظفين السريرية. إذا لم يكن مرضى مكتبك الطبي راضين عن العملية بأكملها ، فقد لا يعودوا. إن توفير رعاية عالية الجودة وخدمة عملاء ممتازة سيحول دون فقد إيرادات المكتب الطبي بسبب مستوى عالٍ من رضا المرضى. من المرجح جدا أن يستمر المرضى في العودة طالما أنهم راضون عن العملية برمتها.
6 -
يستجيب إلى…المرضى ، المرضى المحتملين ، واستفسارات الزائرين بطريقة مهذبة. تقنية تسمى "الإصغاء الفعال" هي أداة مفيدة لضمان اكتمال الفهم. في هذه التقنية ، سيعيد المستمع صياغة المعلومات التي يسمعونها بكلماتهم الخاصة. إذا كانت هذه المعلومات صحيحة ، فستكتمل عملية التبادل ، إذا لم يتمكن مرسل المعلومات من تصحيح أي سوء فهم في هذا الوقت. يستغرق هذا التبادل وقتًا أطول قليلاً وهو أداة فعالة لإنشاء المساءلة لأن كل من يشارك في البورصة يدرك أن التوقعات كانت واضحة ومفهومة.
7 -
يحافظ على مستلزمات المكتب…يتم تخزينها بشكل ملائم من خلال توقع احتياجات المخزون ووضع الأوامر ورصد معدات المكاتب.
8 -
يحمي سرية المريض ...عن طريق التأكد من تأمين المعلومات الصحية المحمية من خلال عدم ترك PHI في الموقع العادي وتسجيل الخروج من الكمبيوتر قبل تركه دون مراقبة. إن الحفاظ على سرية المريض لا يجعل المرضى يشعرون بالأمان حول العلاج في مرفقك الطبي فحسب ، بل إنه أيضًا القانون. تعتبر أي منظمة تصل إلى المعلومات الصحية للمريض كيانًا مشمولًا ويطالب القانون بالتقيّد بأحكام قانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة أو مواجهة عقوبات مدنية و / أو جنائية. من الضروري أن تظل السجلات الطبية سرية ولا يمكن الوصول إليها من قبل أشخاص ليس لديهم ترخيص سليم. يعتبر الإفصاح عن المعلومات الصحية المحمية للمريض (PHI) دون الحصول على إذن منه انتهاكًا لقاعدة الخصوصية.