مهذب ، الهاتف الثابت في إدارة المكتب الطبي
هل لدى موظف الاستقبال لديك آداب هاتف ممتازة؟ من المهم أن يقدم موظفو المكتب الطبي الخاص بك باستمرار طريقة هاتفية مهذبة ومتسقة. عندما يقوم المريض بالاتصال ، فإن الطريقة التي يتعامل بها موظفو مكتب الاستقبال مع المكالمة الهاتفية تحدد كيفية فهم المنشأة.
باعتبارها واحدة من أكثر وسائل الاتصال استخداما ، لا ينبغي أن تؤخذ الاتصالات الهاتفية على محمل الجد. غالبًا ما يكون التفاعل الأول بين المكتب الطبي والمريض. في ما يلي بعض النصائح الأساسية التي يمكنك تقديمها لموظفي المكتب الطبي لتحسين آداب التحدث عبر الهاتف.
1 -
كن مستمعًا نشطًاتقنية تسمى "الإصغاء الفعال" هي أداة مفيدة لضمان اكتمال الفهم. في هذه التقنية ، سيعيد المستمع صياغة المعلومات التي يسمعونها بكلماتهم الخاصة. إذا كانت هذه المعلومات صحيحة ، فستكتمل عملية التبادل ، إذا لم يتمكن مرسل المعلومات من تصحيح أي سوء فهم في هذا الوقت. يستغرق هذا التبادل وقتًا أطول قليلاً وهو أداة فعالة لإنشاء المساءلة لأن كل من يشارك في البورصة يدرك أن التوقعات كانت واضحة ومفهومة.
- ركز على المتحدث
- يعمل المهتمين
- حاول ألا تقاطع
- كن على علم بالاتصال غير اللفظي
- تجنب التحدث إلى أي شخص آخر
- تبقي عقلك على القضية التي تجري مناقشتها
2 -
لديك أخلاق جيدة للهاتفوجود أخلاق جيدة للهاتف هي مهمة بسيطة. أن يكون لديك سلوك جيد للهاتف يعني ببساطة أن تكون محترفًا وأن تعامل الآخرين بالطريقة التي تريد أن تعامل بها إذا كنت المتصل. بعض الأمثلة تشمل:
- الإجابة بسرعة ، على الأقل من قبل الحلقة الثالثة
- أجب عن اسمك وتحية ودية
- ابتسم ، يمكن للمتصل سماع ابتسامتك عبر الهاتف
- تكلم ببطء ووضوح
- لا تمضغ الطعام أو العلكة أو تشرب أي شيء على الهاتف
- اطلب الإذن قبل تعليق المتصل
3 -
الحفاظ على السريةإن الحفاظ على سرية المريض لا يجعل المرضى يشعرون بالأمان حول العلاج في مرفقك الطبي فحسب ، بل إنه أيضًا القانون. تعتبر أي منظمة تصل إلى المعلومات الصحية للمريض كيانًا مشمولًا ويطالب القانون بالتقيّد بأحكام قانون إخضاع التأمين الصحي لقابلية النقل والمساءلة أو مواجهة عقوبات مدنية و / أو جنائية. من الضروري أن تظل السجلات الطبية سرية ولا يمكن الوصول إليها من قبل أشخاص ليس لديهم ترخيص سليم. يعتبر الإفصاح عن المعلومات الصحية المحمية للمريض (PHI) دون الحصول على إذن منه انتهاكًا لقاعدة الخصوصية.
- كن حذرًا بشأن المعلومات التي يتم تقديمها عبر الهاتف
- اطلب من المريض إعطاء رقم الضمان الاجتماعي الخاص به للتعريف عن نفسه
- ضع في اعتبارك أن المرضى الآخرين قد يتمكنون من سماع محادثتك
- إذا كان المتصل ليس هو المريض ، لا يناقش أبدا المعلومات الشخصية دون إذن
4 -
أشياء للإعتبارآداب التحدث على الهاتف ليست فقط ما تقوله أو ما تفعله ، بل هي أيضا طريقة قولك وكيف تفعل ذلك. خذ بعين الاعتبار هذه في المرة التالية التي تتحدث فيها مع مريض أو عميل آخر عبر الهاتف.
- نشكرهم دائمًا على الاتصال
- لا تعلق أولاً
- عند تلقي الرسائل ، احصل على أكبر قدر ممكن من المعلومات
- ابقَ هادئًا ومهذبًا ، حتى عندما يكون المريض فظًا لك