حدد التوقيت المناسب ، حدد جدول الأعمال ، ناقش العناصر ذات الأهمية المستمرة
يمكن أن تكون اجتماعات موظفي المكاتب الطبية فعالة إلى حد كبير إذا تم استخدامها بطريقة فعالة ومثمرة. الاجتماعات هي شكل كبير من أشكال التواصل للممارسة بأكملها وينبغي عقدها على أساس منتظم. عندما يتم جدولة الاجتماعات أسبوعياً ، كل أسبوعين أو حتى شهرياً ، يمكن للمديرين والموظفين معالجة القضايا داخل المكتب في الوقت المناسب.
يمكن أن تصبح الاجتماعات في العديد من المرات غير فعالة عندما لا يكون هناك تخطيط كافٍ لاستيعاب القيود الزمنية أو أن المعلومات المقدمة ليست منظمة بشكل صحيح. فيما يلي عدة طرق يمكنك من خلالها استضافة اجتماعات مكتبية طبية أكثر فعالية.
1 -
جدول الأعماليسمح لك وضع جدول أعمال قياسي بمعالجة الموضوعات الرئيسية في كل اجتماع حسب ترتيب الأهمية. يسمح هذا لكل اجتماع بالتدفق بسلاسة والبقاء في الموضوع مع الوقت الكافي لمناقشة جميع الموضوعات الأكثر أهمية. ستُعقد الاجتماعات في العديد من المرات خلال الوقت المحدد ، ولكن يمكن أن ينتهي اجتماعك في الوقت المحدد طالما تم تناول القضايا المهمة.
يتضمن جدول أعمال الاجتماع النموذجي:
- مرحبا و مقدمة
- الغياب
- محضر الاجتماع السابق
- قضايا ناشئة عن الاجتماع السابق
- قائمة العناصر المراد مناقشتها حسب الأهمية
- أي أعمال أخرى تسمح للموظفين بإبداء موضوعات أخرى
- أي عمل جديد للاجتماع القادم
- بالقرب من الاجتماع
في قائمة العناصر ، قم بتضمين العناصر القياسية التي يجب تناولها في كل اجتماع. قد تكون هذه السيطرة على العدوى ، HIPAA ، والأهداف المالية.
ابحث عن العناصر المتكررة من جداول الأعمال السابقة ، مثل حالات رفض المطالبات ، وأوقات الانتظار الطويلة ، ومشكلات رضا المرضى.
2 -
تواتر وطول الوقت لإيواء احتياجات رعاية المرضىيعتمد تكرار ومدة اجتماعات المكتب على عدة عوامل. نظرًا للقيود الزمنية المفروضة على المكتب الطبي ، يجب ألا تتداخل الاجتماعات مع رعاية المرضى.
أفضل وقت لجدولة اجتماع سيكون بعد ساعات أو خلال فترة بطيئة من اليوم. وبهذه الطريقة ، سيكون للاجتماع انقطاعات قليلة أو معدومة ، ويمكن أن يبدأ وينتهي في الوقت المحدد. سيكون عقد اجتماع للموظفين كل شهرين أو شهريًا لمدة لا تزيد عن ساعة أكثر ملاءمة.
قد يرغب بعض المديرين أيضًا في الاجتماع مرة واحدة شهريًا مع مجموعات صغيرة أو موظفين فرديين لمعالجة مواضيع أكثر تحديدًا. هذه خطوة مهمة غالبًا ما يتم استبعادها من خطط الاجتماع. تسمح المجموعات الصغيرة أو الاجتماعات الفردية للأشخاص بإظهار أو مناقشة المواضيع التي قد لا يرغبون في التحدث عنها أمام مجموعة أكبر. يمكن للمديرين أيضًا استخدام هذا كفرصة لمناقشة القضايا السرية مع الموظفين دون أن يشعر أي شخص بالفرصة.
3 -
ناقش العناصر ذات الأهمية في الإعداد الطبيعلى الرغم من اختلاف كل مكتب ، فإن ديناميكية المكتب الطبي متشابهة جدًا في طبيعتها. يجب التطرق إلى بعض المواضيع في كل اجتماع للتأكد من أن مكتبك الطبي يحافظ على التزامه بإرشادات الولاية والفدرالية.
- HIPAA: يتحمل جميع مزودي الرعاية الصحية مسؤولية الحفاظ على تدريب موظفيهم وإطلاعهم على الامتثال لقانون HIPAA . ما إذا كان الكشف المتعمد أو غير المصرح به لـ PHI يعتبر انتهاكًا لقانون HIPAA. ذكّر موظفيك كل اجتماع بأهمية تجنب الإفصاح عن المعلومات من خلال المحادثة الروتينية ؛ مناقشة معلومات المريض في مناطق الانتظار أو الممرات أو المصاعد ؛ التخلص السليم من المعلومات الصحية المحمية ؛ والوصول إلى المعلومات يقتصر فقط على الموظفين الذين تتطلب وظائفهم تلك المعلومات.
- مكافحة العدوى: يعتبر منع انتشار الأمراض المعدية الهدف الرئيسي لمكافحة العدوى في المكتب الطبي. كما نعلم جميعا ، غسل اليدين المناسب هو الطريقة الأكثر فعالية لمنع انتشار العدوى. ومع ذلك ، لا يمكن لغسل اليدين بمفرده القيام بهذه المهمة. سوف تقلل رسائل التذكير الودية إلى حد كبير في التأكد من سلامة الموظفين والمرضى.
- الأهداف المالية: يعتمد نجاح أي مرفق للرعاية الصحية على قوة السياسة المالية للمكتب الطبي وكيفية أداء المكتب للوصول إلى أهدافه المالية. إن إبقاء الموظفين على اطلاع على مستوى الأداء الجيد أو الضعيف للمكتب هو أحد طرق مواصلة الأداء الجيد أو التحسين. إن المركز المالي للمكتب مهم بنفس القدر بالنسبة للموظفين لأنهم يعلمون أنه طالما كان أداء المكتب مالياً بشكل جيد ، فإنهم أكثر أمناً يشعرون في وظائفهم.