1 -
التحضير للتغييرسواء كان ذلك موضع ترحيب أم لا ، فإن التغيير أمر لا مفر منه خاصة في مجال الرعاية الصحية. من المهم أن تكون مستعدًا للتغييرات التي قد تطرأ والتي قد تكون تقنية أو امتثالًا أو لتلبية متطلبات مرضاك. بغض النظر عن التغييرات التي يحدثها مكتبك الطبي ، فإن الأهمية الرئيسية لهذه التغييرات هي طريقة استجابتك لها.
يجب أن يكون مديرو المكتب الطبي جاهزين وقادرون على تحديد فرص التغيير التي من شأنها أن تعزز كفاءة المكتب وفعاليته. من المهم أن تبقى على اطلاع على أحدث اتجاهات الرعاية الصحية للالتزام المالي والتوافق والتخطيط المستقبلي.
2 -
الانتقال إلى 5010على الرغم من مرور التاريخ على جميع مقدمي الخدمة والمستشفيات ودافعي التحويل من معايير الإصدار 4010 للمعاملات الصحية الإلكترونية إلى الإصدار 5010 للمطالبات الإلكترونية ، فإن الانتقال بعيدًا عن الانتهاء. تواجه المرافق في جميع أنحاء البلاد العديد من التحديات في العودة إلى "قواعد" الفوترة والترميز. إن الحصول على مطالبات نظيفة قد يستغرق وقتاً طويلاً لأنه ببساطة - لا أحد منا يعرف بالضبط ما كنا نواجهه.
أهم خطوة يمكنك اتخاذها هي تحديد كل مشكلة عند ظهورها. سواء كان لديك قسم تكنولوجيا معلومات خاص بك أو كان عليك الاتصال بمزود برنامج تحرير الفواتير الخاص بك ، فكن مستعدًا مع أمثلة على ما يجربه مؤخرو الفهم لإصلاح الأمور. للأسف لا يوجد حل سريع ولكن البقاء على رأس هذه "الحشرات" سوف يخدمك بشكل جيد على المدى الطويل.
3 -
حماية خصوصية المريضتقع على عاتق جميع مقدمي الرعاية الصحية مسؤولية الحفاظ على تدريب وتدريب موظفيهم فيما يتعلق بامتثال HIPAA. ما إذا كان الكشف المتعمد أو غير المصرح به لـ PHI يعتبر انتهاكًا لقانون HIPAA. إليك 5 نصائح لتجنب انتهاك HIPAA:
- يجب أن يكون أخصائيو الرعاية الصحية حذرين للغاية في الامتناع عن الكشف عن المعلومات من خلال المحادثة الروتينية. يمكن القيام بذلك بسهولة بالرجوع إلى طرف ثالث وهو شيء يبدو غير ذي أهمية كقوله أن جون سميث قام بزيارة مكتبية اليوم.
- يجب أن تكون مناقشة معلومات المريض في مناطق الانتظار أو الممرات أو المصاعد خارج نطاق الحدود. يمكن سماع المعلومات الحساسة من قبل الزوار أو غيرهم من المرضى. تأكد أيضًا من الاحتفاظ بسجلات المرضى خارج المناطق التي يمكن للجمهور الوصول إليها.
- يجب عدم التخلص من PHI في سلة المهملات. أي مستند يتم طرحه في سلة المهملات مفتوح للجمهور وبالتالي يكون خرقًا للمعلومات. استخدم خدمة خارجية متخصصة في التخلص السليم من المعلومات الصحية المحمية.
- القيل والقال بشكل خاص من الصعب السيطرة عليها. ولهذا السبب من المهم أن يقتصر الوصول إلى المعلومات على الموظفين الذين تتطلب وظائفهم تلك المعلومات. يمكن أن يكون هذا النوع من الانتهاكات ضارًا بشكل خاص بسمعة منظمتك لا سيما في المجتمعات الصغيرة حيث "يعرف الجميع الجميع".
- يُحظر تمامًا بيع قوائم المرضى أو الكشف عن معلومات الرعاية الصحية لأي طرف ثالث لأغراض التسويق بدون الحصول على إذن مسبق من المريض. تذكر أنه لا ينبغي الوصول إلى الكشف عن معلومات المريض إلا بغرض توفير رعاية عالية الجودة.
4 -
السيطرة على العدوىيعتبر منع انتشار الأمراض المعدية الهدف الرئيسي لمكافحة العدوى في المكتب الطبي. كما نعلم جميعًا ، تعتبر عملية غسل الأيدي المناسبة هي الطريقة الأكثر فاعلية لمنع انتشار العدوى ، إلا أن غسل اليدين وحده لا يمكنه القيام بالمهمة. يمكن للمرضى والموظفين المساعدة من خلال:
- البقاء على اطلاع على التطعيمات بما في ذلك طلقة الأنفلونزا
- استخدام النظافة المناسبة عند السعال والعطس
- اتباع الإرشادات المناسبة عند التعامل مع الدم والسوائل الجسدية الأخرى
- ارتداء معدات الوقاية الشخصية المناسبة (PPE) عند الاقتضاء
وتتمثل الخطوة الأكثر أهمية التي يمكن أن يتخذها المكتب الطبي لمنع انتشار الأمراض المعدية عن طريق إضافة منتجات بدون لمس أو حر اليدين تعزز سلامة المرضى وتضمن حماية المرضى والموظفين.
5 -
الادعاءات المعلقةسواء صدرت لك مطالباتك الطبية بفواتير إلكترونياً أو فواتير عبر البريد ، فمن الضروري أن يقوم موظفو المكتب الطبي الخاص بك بمتابعة شركات التأمين للحصول على حالة المطالبة. بمجرد استلام شركة التأمين للفاتورة ، لا يتعين عليك أن تكون تحت رحمتهم لتلقي المدفوعات في الوقت المناسب.
اعتمادًا على طريقة تحرير الفواتير الخاصة بك ، يجب أن تتوقع أن تتلقى دفعة في مدة لا تتجاوز 15 يومًا. إذا كانت دفعات التأمين الخاصة بك في متوسط فترة زمنية أطول من 30 يومًا من وقت إرسال الفواتير الخاصة بك حتى تتلقى الدفع ، فإن مكتبك بحاجة إلى تطوير عملية للمطالبة بالمتابعة. يمكن متابعة حالة المطالبات الخاصة بك بالتأكيد تحسين أيام حساباتك المدينة.
6 -
تحكم داخليتعرف الضوابط الداخلية بأنها عملية مصممة لتثبيط الاحتيال ، وحماية موارد الشركة ، وضمان الامتثال للقوانين واللوائح. لا تكون الضوابط الداخلية فعالة إلا إذا تم تحديدها من خلال الاحتياجات المحددة للمكتب الطبي وتنفيذها ومراقبتها وقياسها للتأكد من أنها تعمل كما هو مخطط لها.
يجب أن يتخذ المكتب الطبي منهجًا استباقيًا لمنع واكتشاف سوء سلوك الموظفين عن طريق وضع سياسة معمول بها فيما يتعلق بالضوابط الداخلية. تلعب الوقاية والكشف دوراً هاماً للغاية في أي عملية رقابة داخلية عن طريق تقليل مستوى معين من المخاطر.