يتفق الجميع على أن الوظيفة الأساسية للمكتب الطبي هي رعاية مرضاه ، ومع ذلك ، من أجل البقاء في الممارسة والازدهار ، يتعين على المكتب تحصيل المدفوعات مقابل الخدمات المقدمة. يعتبر الترميز والفوترة والمجموعات جزءًا حيويًا من واجبات موظفي المكتب الطبي ، كما أن التدريب المناسب والمبادئ التوجيهية أمران حيويان لإنجاز هذه الواجبات بنجاح.
يعمل قسم الفوترة عن كثب مع أعضاء الترميز في مكتب الطبيب. في بعض الحالات ، يقوم الشخص نفسه بواجبات الترميز والفوترة والتحصيل ، ولكن هذه هي ثلاث وظائف متميزة. وبينما تتقاطع بعض جوانب كل وظيفة مع الوظائف الأخرى ، فإن لها أيضًا مسؤوليات محددة جدًا.
ويسهل الترميز عملية الفوترة عن طريق تحقيق الاتساق في الإجراءات من خلال رموز يمكن التعرف عليها. باستخدام شفرات التشخيص القياسية ورموز الإجراءات المعترف بها من قبل شركات التأمين ، وجميع الممارسات الطبية ، والوكالات ذات الصلة بالرعاية ، فإن المبرمج الطبي سيضمن أن شركات التأمين أو "دافعي الخدمات التجارية" أو مراكز الرعاية الطبية والمساعدات الطبية (CMS) سوف تتعرف على العنصر الذي تم تحرير فاتورة به وكيف يضمن التشخيص هذا الإجراء أو الاختبار أو العلاج.
تبدأ عملية الفوترة عند تناول المريض للمريض. من المهم الحصول على جميع معلومات التأمين قبل أن يرى المريض إذا كان ذلك ممكنا حتى يفهم جميع الأطراف كل زيارة وإجراء سيكلف المريض من جيبه.
كلما قل عدد المفاجآت لدى مرضاك فيما يتعلق بالدفع مقابل الخدمات المقدمة ، سيكون الجميع أكثر سعادة. عندما يصل المريض ويعرض معلومات التأمين ، من الأهمية بمكان أن يتم التحقق من المعلومات المقدمة مع شركة التأمين على أنها نشطة ، والفوائد المسموح بها ، وأن مقدم الخدمة متعاقد حاليًا مع ذلك الدافع المحدد.
تحتوي مواقع الويب على معلومات خاطئة ، وتقلص العقود ، وتتغير المنافع ، لذا فإن التحقق من البيانات مهم للغاية.
لتوفير الوقت ، والإيراد ، والتفاقم ، يجب أن يتم إجراء تفويض مسبق لكل إجراء خارج النطاق العادي للزيارات المكتبية ، أو في غضون المهلة الزمنية المحددة لخطة التأمين المحددة. يجب مناقشة وجمع أي مدفوعات مستحقة من المريض قبل إجراء الاختبار أو العلاج أو العلاج. يجب دائما أن تدفع أجورها قبل أن ينظر الطبيب إلى المريض أيضا ، من أجل تجنب أي مشاكل في وقت لاحق.
مجموعات المبالغ المستحقة الماضية هي الطريقة الأقل فعالية لسداد التكاليف. وكلما طالت مدة استحقاق الفاتورة ، قل احتمال تحصيلها ، وكلما زاد المبلغ الذي يكلفه المكتب في الوقت المناسب وساعات العمل. هذا هو أفضل سبب لكي يكون لديك موظفون فعالون في الترميز والفوترة في مكتبك الطبي.
رفض مطالبة من قِبل دافع تجاري هو سبب محتمل لدفع الفاتورة في الوقت المحدد. عندما يكون كل من المريض والموظفين قد بذلوا العناية الواجبة مسبقا ، فإن هذا أقل احتمالا ، لكنه يحدث. قد يكون من الضروري تقديم استئناف من قبل الموظفين مع أي توضيحات أو تفسيرات. نداء من المريض هو حل آخر ممكن ، ولكن يجب أن يكون المريض على بينة من احتمال أن يكون مسؤولا عن أي أرصدة غير المسددة.
في حين أن اتفاق الدافع غالبا ما يكون واحدا من أوائل أوامر العمل عند ملء أوراق سحب المريض ، فإن الاحتمال هو أن المريض لم يقرأ الوثيقة بعناية. في بعض الأحيان لم يكن المريض يشعر بالراحة في ذلك الوقت ولم يلتفت إلى الوثيقة ، أو أنهم ببساطة كانوا يتوقعون أن يتم دفع معظم أو كل فواتيرهم من قبل شركات التأمين. مناقشة المسؤولية المالية قبل وجود مشكلة هي أكثر الطرق فعالية لتجنب أي لقاءات غير مريحة وربما عاطفية.
الترميز والفوترة والمجموعات مهمة لمرفق طبي مزدهر بغض النظر عن الحجم أو التخصص.
يعد التدريب المناسب ، والتعليم المستمر ، وتعليم التغيرات الحالية في القوانين ، أو القوانين ، أو ممارسات التأمين أمرًا ضروريًا. تسمح المواد والمعدات الحديثة حتى الآن لهؤلاء الموظفين أن يكون لها تأثير إيجابي على كل من المرضى والمكتب الطبي.