فهم نطاق الحسابات المدينة
الهدف العام لإدارة حسابات القبض هو تحقيق أقصر فترة تحصيل ممكنة. تشير حسابات القبض ، المعروفة أيضًا بحسابات المرضى ، إلى الإيرادات المتولدة ولكن لم يتم جمعها بعد. لضمان كفاية التدفق النقدي للإدارة الفعالة ، يتحمل المكتب الطبي مسؤولية زيادة إمكاناته المحتملة.
إدارة الحسابات المستحقة (AR) تشمل تقريبا جميع مجالات المكتب الطبي.
تتطلب إدارة الحسابات المستحقة الناجحة فهمًا كاملاً لكيفية ارتباط كل منطقة أو إدارة بالدورة الإيرادات وفترة جمع البيانات بال AR والتأثير فيها. دعونا نستكشف كل واحد من المجالات الرئيسية الثمانية.
1. المفاهيم القانونية
تتضمن المفاهيم القانونية فهم الأنظمة الولائية والاتحادية. إن المجال الذي كان دائمًا الأكثر إثارة للقلق هو الاحتيال وإساءة الاستخدام ، خاصة فيما يتعلق ببرنامج Medicare وبرنامج Medicaid وغير ذلك من البرامج التي تمولها الحكومة الفيدرالية.
يشير الاحتيال إلى المطالبات الطبية بفواتير متعمقة عن عمد في محاولة للاحتيال على أي برنامج تموله الحكومة الفيدرالية من أجل المال. وتشمل أكثر أشكال الاحتيال وسوء الاستخدام شيوعًا إعداد الفواتير الخاصة بالمعدات التي لم يتم تقديمها مطلقًا ، وفواتير الخدمات التي لم يتم تنفيذها مطلقًا ، وتكاليف الرسوم المحملة للحصول على معدل سداد أعلى ، ورسوم تفكيك.
قام مكتب المفتش العام (OIG) بتصميم وإصدار تنبيهات خاصة بالاحتيال إلى مجتمع مقدم الرعاية الصحية.
وكان الغرض من هذه الإنذارات هو التعريف بالاتجاهات الوطنية في الاحتيال إلى عامة الناس. كما أنها وسيلة لتوفير البصيرة والتوعية بشأن الممارسات الاحتيالية داخل الصناعة ومعالجة الانتهاكات الخاصة بقانون الرعاية الطبية وقانون Medicaid Anti-Kickback.
2. التفاوض على العقود
التفاوض على العقود ينطوي على تطوير علاقة مالية مع منظمات الرعاية المدارة.
تمثل منظمات الرعاية المدارة ما يصل إلى 50 في المائة من صافي إيرادات معظم المكاتب الطبية.
يتطلب التفاوض بشأن عقود الرعاية المدارة معرفة شاملة بعملية التعاقد. ويشمل ذلك معدلات السداد ومواعيد السداد وتاريخ انتهاء الخدمة وإرشادات الإيداع للمطالبات وشروط الدفع وأحكام العقد الأخرى.
تعتبر كل إستراتيجية للتفاوض على عقود المكاتب الطبية فريدة من نوعها ، وسوف تستند إلى عوامل مختلفة ، ولكن يجب مراعاة هذه الأفكار الأساسية:
- معرفة السوق: هل تعرف ما هي النسبة المئوية لسوقك التي تشتمل على برنامج Medicare أو Medicaid أو Cigna أو Blue Cross Blue Shield أو Aetna أو United HealthCare أو غير المؤمن عليهم؟ يوفر مسح السوق معلومات قيمة مطلوبة من جميع مفاوضات العقود.
- كن واقعياً: إن فهم بيئة الرعاية المدارة بما في ذلك طرق الدفع المختلفة سوف يوفر لك قاعدة من المعلومات الضرورية لاتخاذ منهج واقعي في التفاوض.
- توظيف خبير استشاري: تعتمد العديد من المنظمات على الخدمات الاستشارية لتوفير التفاوض على عقود الرعاية المدارة بسبب الطبيعة المعقدة للعقود والجوانب القانونية المعنية.
يجب استشارة المستشار القانوني في جميع قضايا العقد عندما يكون هناك تعرضات كبيرة ومتنوعة للمنظمات أو عندما تكون قضايا العقد خارج نطاق خبرة قيادة المكتب الطبية.
3. الامتثال
ﯾﺗطﻟب ﺗطوﯾر ﺑرﻧﺎﻣﺞ اﻻﻣﺗﺛﺎل إﻧﺷﺎء دﻟﯾل ﻣﮐﺗوب ﯾﺻف ﺳﯾﺎﺳﺔ اﻻﻣﺗﺛﺎل وﻣدوﻧﺔ ﻗواﻋد اﻟﺳﻟوك ﻓﻲ اﻟﻣﮐﺗب اﻟطﺑﻲ تتضمن معظم سياسات التوافق مع المكتب الطبي كلاً من المفاهيم الأخلاقية والقانونية. يقدم مكتب المفتش العام (OIG) هذه المكونات السبعة التي توفر أساسًا متينًا لبرنامج امتثال المكتب الطبي.
- إجراء المراقبة الداخلية والمراجعة ؛
- تنفيذ معايير الامتثال والممارسة ؛
- تعيين مسؤول امتثال أو جهة اتصال ؛
- إجراء التدريب المناسب والتعليم ؛
- الاستجابة بشكل مناسب للجرائم المكتشفة ووضع إجراءات تصحيحية ؛
- تطوير خطوط الاتصال المفتوحة و
- إنفاذ المعايير التأديبية من خلال مبادئ توجيهية جيدة.
4. حقوق المريض
يحدد مكتب إدارة شؤون الموظفين في الولايات المتحدة ثلاثة أهداف رئيسية لتطوير حقوق المرضى واستخدامها.
- أولاً ، لتعزيز ثقة المستهلك من خلال التأكد من أن نظام الرعاية الصحية عادل ومستجيب لاحتياجات المستهلكين ، يزود المستهلكين بآليات موثوقة وفعالة لمعالجة مخاوفهم ، ويشجع المستهلكين على القيام بدور نشط في تحسين وضمان صحتهم.
- ثانيًا ، إعادة التأكيد على أهمية وجود علاقة قوية بين المرضى وأخصائيي الرعاية الصحية.
- ثالثًا ، إعادة التأكيد على الدور الحاسم الذي يلعبه المستهلكون في الحفاظ على صحتهم من خلال تحديد الحقوق والمسؤوليات لكل المشاركين في تحسين الحالة الصحية.
هناك ثمانية مجالات رئيسية تتعلق بحقوق المريض داخل المكتب الطبي.
- معلومات للمرضى: للمرضى الحق في الحصول على معلومات دقيقة وسهلة الفهم عن خطتهم الصحية ومهنيي الرعاية الصحية ومرافق الرعاية الصحية.
- اختيار مقدمي الخدمة: يحق للمرضى اختيار مقدمي الرعاية الصحية عندما يحتاجون إليها.
- الوصول إلى خدمات الطوارئ : يحق للمرضى الحصول على علاج طبي عاجل بغض النظر عن قدرتهم على الدفع.
- موافقة مستنيرة: يجب على المرضى الموافقة على العلاج الطبي فقط إذا كان لديهم معلومات كافية عن تشخيصهم وكل خيارات العلاج المتاحة من حيث فهمهم.
- الاحترام وعدم التمييز: يتمتع المرضى بالحق في العناية والرعاية المحترمة من جميع أخصائيي الرعاية الصحية وعدم التمييز ضدهم عند تقديم الخدمات.
- السرية: يتمتع المرضى بالحق في الاتصال الخاص والحصول على سرية معلوماتهم المحددة بشكل فردي.
- الشكاوى والطعون: يحق للمرضى الحصول على حل عادل وفعال لأي شكوى تقدم إلى المكتب الطبي.
- مسؤوليات المرضى: يكون للمرضى عدد من المسؤوليات إلى المكتب الطبي بما في ذلك المشاركة الفعالة في خطة العلاج الخاصة بهم ، وفي الوقت المناسب تسوية التزامهم المالي والتفاعل المحترم مع جميع الموظفين.
5. وصول المريض
يعتمد نجاح مكتبك الطبي بشكل كبير على جودة أداء خدمات الوصول للمريض (أو موظفي الواجهة الأمامية). تنشأ دورة حساب المريض مع الإدخال الأولي للمعلومات الديموغرافية للمريض. يعد بناء فريق الوصول للمريض الديناميكي خطوة حاسمة نحو تحسين جهود الفوترة والمجموعات وزيادة أداء دورة الإيرادات.
الأسباب النموذجية التي تجعل معظم فرق خدمات الوصول إلى المرضى لديها معدل أداء منخفض هي نقص الموارد المناسبة ، وعدم كفاية التدريب ، وعدم كفاية مستويات التوظيف. لحسن الحظ ، يمكن حل هذه المشاكل بسرعة وبدون تكاليف باهظة.
6. التقاط تهمة
وينبغي التعبير عن أهمية تحصيل الرسوم لجميع الإدارات. يجب أن يكون الموظفون الإكلينيكيون على وعي بمسؤوليتهم تجاه الحسابات المستحقة القبض عن طريق التوثيق الدقيق وتحصيل الرسوم.
يتضمن تحصيل الرسوم الربط المناسب للرموز الطبية بالخدمات والإجراءات المقدمة أثناء زيارة المريض. تلعب كل منطقة طبية دورًا مهمًا في توقيت الترميز ودقة الفواتير. هناك عدد كبير من المناطق التي تساهم في تحصيل رسوم ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
- الرعاية الإسعافية
- إدارة حالة
- عناية حرجة
- مختبر
- التوليد
- وحدة الجراحة الطبية
- الصحة النفسية
- الطب النووي
- إدارة الألم
- اخصائي اطفال
- الأدوية
- علاج بدني
- طب إشعاعي
- العناية بالجروح
7. إدارة المعلومات الصحية
إدارة المعلومات الصحية هي عملية الحفاظ على معلومات صحة المريض وتخزينها واستردادها وفقًا للمتطلبات المعمول بها في الفيدرالية والولاية والمعتمدة. هناك عشر مسؤوليات في إطار إدارة المعلومات الصحية.
- الترميز الطبي
- النسخ الطبي
- الضرورة الطبية
- دعم الطاقم الطبي
- جمعية السجلات الطبية
- صيانة السجلات الطبية
- الايداع والاسترجاع
- الخصوصية والأمن
- إتاحة لمعلومات
- الحفاظ على السرية
8. الخدمات المالية للمرضى
تعتبر خدمات المرضى المالية مسؤولة في النهاية عن الفواتير الدقيقة في الوقت المناسب وجمع الذمم المدينة في المكتب الطبي.
تتطلب عملية إعداد الفواتير الطبية معرفة كاملة بدافعي التأمين والقوانين واللوائح الخاصة بصناعة الرعاية الصحية. المكلفون بالمكاتب الطبية مسؤولون عن تقديم المطالبات الطبية أو المهنية في الوقت المناسب لشركات التأمين بما في ذلك مكاتب الأطباء والمستشفيات ودور رعاية المسنين أو مرفق رعاية صحية آخر.
نتائج متابعة المجموعات الفعالة في حل سريع للمطالبات مكتبك الطبية. يجب أن تبدأ متابعة المطالبات بالسرعة التي تستغرق من 7 إلى 10 أيام بعد تقديم مطالبتك بالدفع. إن الجهود الفورية للحصول على المطالبات المدفوعة لن تقلل فقط من حساباتك الخاصة بالأيام المستحقة القبض بل ستزيد أيضًا من التدفق النقدي.
توفير الموظفين المناسبين مع التدريب المناسب على المجموعات سيوفر النتيجة المرجوة في مرحلة التحصيل لدورة الإيرادات. يجب أن يكون موظفو المكتب الطبي على دراية بالخطوات الأساسية اللازمة للمتابعة الفعالة لمطالبات التأمين.
يعد التعاون والتعاون بين جميع المجالات الثمانية جزءًا لا يتجزأ من نجاح إدارة الحسابات المستحقة القبض. على الرغم من وجود عوائق غير متوقعة يمكن أن تؤثر على فترة جمع AR ، إلا أن دور القيادة هو تحديد هذه الحواجز وتعديلها من أجل نجاح المنظمة.